Welchen Nutzen stiften Kanban Boards?

Kanban-Boards sind visuelle Werkzeuge, die im Projekt- und Prozessmanagement eingesetzt werden, um Arbeitsabläufe zu organisieren, zu steuern und den Fortschritt von Aufgaben darzustellen. Ursprünglich aus der Fertigung und dem Lean-Management stammend, wird Kanban heute häufig in der Softwareentwicklung und im agilen Projektmanagement genutzt.

Was ist ein Kanban Board?

Ein Kanban-Board zeigt Aufgaben und deren Fortschritt in Form von Karten, die in verschiedene Spalten verschoben werden. Diese Spalten repräsentieren die verschiedenen Phasen eines Prozesses, wie z.B. „To-Do“ (Zu erledigen), „In Progress“ (In Bearbeitung) und „Done“ (Abgeschlossen). Teams verschieben die Karten von einer Spalte zur nächsten, um zu visualisieren, in welcher Phase sich eine Aufgabe gerade befindet.

• Kanban-Boards machen den gesamten Arbeitsprozess und den Status jeder Aufgabe für alle Teammitglieder sichtbar. Dies schafft Transparenz und gibt eine klare Übersicht über den Fortschritt und die Auslastung des Teams.

Verbesserte Zusammenarbeit:

• Da alle Teammitglieder den aktuellen Stand des Projekts oder der Aufgaben auf dem Kanban-Board sehen, fördert dies die Zusammenarbeit. Aufgaben können gemeinsam priorisiert und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden.

Flexibilität:

• Kanban ist ein sehr flexibles System, das es Teams ermöglicht, Aufgaben dynamisch zu priorisieren und neu zu organisieren, ohne auf feste Sprints oder Phasen angewiesen zu sein. Es eignet sich besonders für Projekte mit sich ändernden Anforderungen.

Work-in-Progress (WIP) Begrenzung:

• Durch Kanban können Unternehmen die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig in Bearbeitung sind, begrenzen. Diese WIP-Limits verhindern Überlastung, verbessern den Fokus und sorgen dafür, dass Aufgaben tatsächlich abgeschlossen werden, bevor neue begonnen werden.

Erhöhte Effizienz und Produktivität:

• Kanban-Boards fördern einen kontinuierlichen Arbeitsfluss („Flow“), indem sie Engpässe im Arbeitsprozess sichtbar machen. Teams können Probleme sofort identifizieren und Verbesserungen vornehmen, was die Produktivität steigert.

Klare Prioritäten:

• Aufgaben auf dem Kanban-Board können je nach Priorität geordnet werden. Dies hilft dem Team, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und sicherzustellen, dass diese zuerst erledigt werden.

Kontinuierliche Verbesserung:

• Da Kanban-Boards Engpässe und Verzögerungen im Arbeitsprozess sofort sichtbar machen, fördern sie eine konsistente Optimierung. Teams können regelmäßig Anpassungen vornehmen, um ihre Arbeitsweise zu verbessern und effizienter zu werden.

Verkürzte Durchlaufzeiten:

• Indem der Arbeitsfluss und die WIP-Limits optimiert werden, kann die Durchlaufzeit – also die Zeit, die eine Aufgabe vom Start bis zur Fertigstellung benötigt – reduziert werden. Dies führt zu schnelleren Ergebnissen und einer höheren Reaktionsfähigkeit auf Änderungen.

Fazit:

Kanban-Boards sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um Arbeitsabläufe zu visualisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und Prozesse effizienter zu gestalten. Sie helfen Teams, flexibler auf Veränderungen zu reagieren, Engpässe zu erkennen, Aufgaben zu priorisieren und den gesamten Arbeitsprozess transparenter und produktiver zu machen.

Worin liegt der Unterschied zwischen einem Kanban Board und einem Scrum Board?

Ein Kanban Board und ein Scrum Board sind beide visuelle Werkzeuge, die in der agilen Projektverwaltung verwendet werden. Sie dienen zur Visualisierung von Aufgaben und Prozessen, unterscheiden sich jedoch in ihrer Struktur, ihrem Zweck und ihrem Einsatz in verschiedenen agilen Methoden. Hier die wichtigsten Unterschiede:

Zweck und Methodik

• Kanban Board: Wird in der Kanban-Methode verwendet, die auf kontinuierlicher Lieferung und flexiblem Workflow basiert. Das Ziel ist es, den Prozessfluss zu optimieren, Engpässe zu identifizieren und den Durchsatz zu maximieren. Es gibt keine festen Iterationen, und Aufgaben können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.
• Scrum Board: Wird im Rahmen der Scrum-Methode eingesetzt, die auf festen Sprints (in der Regel 2–4 Wochen) basiert. Das Board hilft dabei, den Fortschritt während eines Sprints zu visualisieren und sicherzustellen, dass das Team den Sprint-Zielen folgt.

Struktur

• Kanban Board: Hat in der Regel drei Grundspalten: "To Do", "In Progress" und "Done". Es können zusätzliche Spalten hinzugefügt werden, um den Workflow genauer abzubilden, z.B. "Review" oder "Testing". Die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig in der Spalte "In Progress" sind, kann durch Work In Progress (WIP)-Limits begrenzt werden, um Überlastungen zu vermeiden.
• Scrum Board: Enthält häufig Spalten, die den Sprint-Prozess widerspiegeln, z.B. "Backlog", "To Do", "In Progress", "Testing" und "Done". Es wird nach Aufgaben unterteilt, die innerhalb eines festen Sprints abgeschlossen werden müssen.

Zeithorizont

• Kanban Board: Es gibt keine festen Zeitrahmen. Aufgaben werden kontinuierlich hinzugefügt und durch den Workflow bewegt. Die Arbeit hört nie auf, solange das Projekt läuft.
• Scrum Board: Das Board ist auf den jeweiligen Sprint beschränkt, der einen definierten Zeitrahmen hat (z.B. 2 Wochen). Am Ende jedes Sprints wird das Board zurückgesetzt, und der nächste Sprint startet mit neuen Aufgaben.

Aufgabenverwaltung

• Kanban Board: Aufgaben können jederzeit hinzugefügt, entfernt oder verändert werden. Es gibt keinen festen Start- oder Endzeitpunkt für Aufgaben.
• Scrum Board: Alle Aufgaben (auch User Stories genannt) werden zu Beginn eines Sprints geplant. Während des Sprints sollten keine neuen Aufgaben hinzugefügt werden, es sei denn, das Team entscheidet sich für Änderungen.

Prioritäten und Workflow

• Kanban Board: Prioritäten werden durch die Reihenfolge der Aufgaben in der Spalte "To Do" festgelegt. Der Workflow ist kontinuierlich, und der Fokus liegt darauf, den Flow zu verbessern.
• Scrum Board: Aufgaben werden nach ihrer Priorität im Sprint Backlog ausgewählt und während des Sprints abgearbeitet. Der Fokus liegt darauf, die im Sprint geplanten Aufgaben zu erfüllen.

Verantwortlichkeiten

• Kanban Board: Keine klar definierten Rollen, das Team kann flexibel entscheiden, wer welche Aufgabe übernimmt.
• Scrum Board: Es gibt fest definierte Rollen wie den Product Owner, den Scrum Master und das Entwicklungsteam, die jeweils spezifische Verantwortlichkeiten haben.

Feedback und Verbesserung

• Kanban Board: Verbesserung erfolgt kontinuierlich durch das Beobachten und Anpassen des Arbeitsflusses (z.B. durch Reduzierung von Engpässen).
• Scrum Board: Nach jedem Sprint findet eine Sprint Retrospektive statt, in der das Team diskutiert, was gut lief und was verbessert werden kann.

Fazit:

Ein Kanban Board bietet mehr Flexibilität und wird oft in Umgebungen eingesetzt, in denen der Workflow kontinuierlich ist, während ein Scrum Board strikt an Sprints und festgelegte Prozesse gebunden ist. Kanban zielt darauf ab, den kontinuierlichen Fluss der Arbeit zu optimieren, während Scrum sich auf das Erreichen von Zielen in kurzen, zeitlich begrenzten Iterationen konzentriert.