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Aufgabenmanagement im Unternehmen

Der Nutzen von Task-Management

Warum ist es in einem Unternehmen so wichtig, ein professionelles Task Management zu betrieben?

Ein professionelles Aufgaben- und Arbeitsmanagement fängt bei der Organisation von Tasks an. Indem Aufgaben strukturiert erfasst und organisiert werden, können wichtige Tätigkeiten nicht übersehen oder vergessen werden. Ebenso ermöglicht ein professionelles Management von Tasks die Sortierung und Priorisierung von Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit oder auch ihrer Wichtigkeit, was zu einer effektiveren und effizienten Nutzen von Kapazitäten im Unternehmen führt.

Aufgabenmanagement

Warum ein professionelles Aufgaben Management?

Worin liegt der Unterschied und wieso ist dieser so wichtig?

Jeder Mitarbeiter verfügt über eigene Best Practices in der Dokumentation, Verwaltung und Abarbeitung von Aufgaben. Aus diesem Grunde bietet die “PRO TOOLs” Plattform eine umfangreiche App (“the RUNer”) mit der Mitarbeiter ihre Aufgaben individuell dokumentieren, zusammenstellen, verwalten und abarbeiten können.

  • Formulierung von Aufgaben: Bereits bei der Formulierung von Aufgaben haben Mitarbeiter die Möglichkeit individuelle Bezeichnungen, strukturelle Vorgehensweisen bei der Abarbeitung, inhaltliche Ergebnisumfänge, sowie In-Scope und Out-of-Scope Elemente festzuelgen.

  • Zuweisung von Aufgaben: Auch bei der Zuweisung von Aufgaben kann ein Mitarbeiter aber auch mehrere Mitarbeiter festgelegt werden. Die Mehrfachzuweisung von Aufgaben stellt sowohl eine Herausforderung aber auch eine Chance bei der Abarbeitung der Aufgabe dar, da dadurch die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern gefördert wird.

  • Priorisierung: Mit der Priorisierung von Aufgaben können Mitarbeiter sowohl klassische Prioritäten verwenden als auch die Eisenhower Matrix nutzen. Beide Formen der Priorisierung schafft Klarheit über den Umgang und die Abarbeitung.

  • Fortschritt: Der Fortschritt einer Aufgabe hilft im Unternehmen dabei den Fertigstellungsgrad besser einzuschätzen. Dadurch wird allen Beteiligten die Möglichkeit gegeben, den noch offenen und notwendigen Aufwand einzuschätzen.

  • Status-Management: Indem Statuswerte für Aufgaben gesetzt werden, wird für alle Beteiligten der Zustand einer Aufgabe klar. Der Status einer Aufgabe repräsentiert den gegenwärtigen Zustand der Bearbeitung und hilft bei der Einschätzung der notwendigen Tätigkeiten.

Kanban Board

Kanban Boards zur Aufgabensteuerung

Wie Kanban Boards helfen können Aufgaben schneller zu erledigen

Kanban-Boards bieten eine klare, visuelle Darstellung aller Aufgaben und deren Status. Dies ermöglicht es Teams, auf einen Blick zu erkennen, welche Aufgaben anstehen, in Bearbeitung sind oder bereits abgeschlossen wurden. Die Transparenz erleichtert es, Engpässe im Arbeitsprozess schnell zu identifizieren und darauf zu reagieren.

  • Durch die visuelle Darstellung des Arbeitsflusses hilft Kanban, die Arbeit kontinuierlich zu optimieren. Teams können die Fortschritte in Echtzeit sehen und Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass Aufgaben effizient durch die verschiedenen Phasen des Prozesses fließen.
  • Kanban-Boards fördern die Teamzusammenarbeit, da alle Teammitglieder jederzeit sehen können, wer an welchen Aufgaben arbeitet. Dies erleichtert die Kommunikation und Koordination innerhalb des Teams und verringert die Notwendigkeit für lange Status-Meetings oder E-Mail-Korrespondenzen.
  • Kanban-Boards sind sehr flexibel und können leicht an die spezifischen Bedürfnisse eines Teams oder Unternehmens angepasst werden. Neue Aufgaben können hinzugefügt, bestehende Aufgaben verschoben und die Prioritäten schnell geändert werden, ohne dass eine umfangreiche Planung erforderlich ist. Dies macht Kanban ideal für Umgebungen mit sich schnell ändernden Anforderungen.
  • Durch die Begrenzung der Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden (Work in Progress - WIP Limits), hilft Kanban, Multitasking zu reduzieren. Dies führt zu einer höheren Konzentration auf einzelne Aufgaben und verbessert die Effizienz und Qualität der Arbeit.

Kontinuierliche Verbesserung
Kanban unterstützt die kontinuierliche Verbesserung, indem es Teams ermöglicht, regelmäßig ihre Prozesse zu überprüfen und zu analysieren. Dies wird oft durch regelmäßige Retrospektiven oder Reviews erreicht, bei denen das Team bespricht, was gut funktioniert und was verbessert werden muss.
Fortschritt
Kanban bietet die Möglichkeit, den Fortschritt durch messbare Leistungsindikatoren wie Durchlaufzeit (Lead Time) und Zykluszeit (Cycle Time) zu verfolgen. Diese Metriken helfen Teams, Engpässe zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen, um die Effizienz zu steigern.
Visualisierung
Durch die klare Visualisierung der Aufgaben und deren Status werden Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams klarer definiert. Teammitglieder sehen, welche Aufgaben ihnen zugewiesen sind und welchen Fortschritt sie machen, was das Verantwortungsbewusstsein erhöht.
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