Ein OKR-Alignment-Prozess hilft Unternehmen dabei, sicherzustellen, dass alle Abteilungen und Teams auf dieselben übergeordneten Ziele (Objectives) und messbaren Resultate (Key Results) hinarbeiten. Der OKR-Alignment-Prozess fördert Transparenz, Kollaboration und kontinuierliches Lernen.
Jedes OKR Alignment findet in regelmäßigen zeitlichen Abständen statt. Der OKR Zyklus startet damit, dass auf Basis der strategischen Unternehmensziele für diesen OKR Zyklus KPIs (Key Performance Indikatoren) vereinbart werden. Diese Top-Level-OKRs spiegeln die übergeordneten Prioritäten des Unternehmens wider, die für das kommende Quartal oder Jahr erreicht werden sollen.
Sobald die Unternehmens-OKRs klar sind, muss jede Abteilung diese Ziele in konkrete Abteilungs-OKRs übersetzen. Dabei sollte die Abteilung prüfen, welchen spezifischen Beitrag sie leisten kann, um die Unternehmensziele zu unterstützen. Jedes Abteilungs-OKR sollte auf das übergeordnete Unternehmensziel einzahlen, jedoch spezifisch für die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der jeweiligen Abteilung sein.
Innerhalb jeder Abteilung sollten die OKRs auf die einzelnen Teams heruntergebrochen werden. Jedes Team überlegt, wie es die Abteilungs-OKRs unterstützen kann, und formuliert eigene Team-OKRs, die spezifisch auf ihre Expertise und Aufgaben zugeschnitten sind. Auch hier sollten die Teamleiter eng mit ihren Teams zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.
Der nächste Schritt besteht darin, abteilungsübergreifende Workshops oder Meetings zu organisieren, um sicherzustellen, dass es eine klare Abstimmung zwischen den verschiedenen Bereichen des Unternehmens gibt. In diesen Workshops stellen die Abteilungen ihre OKRs vor und prüfen, ob es Abhängigkeiten, Überschneidungen oder potenzielle Synergien gibt.
OKRs sind dynamisch und müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden. In dieser Phase finden wöchentliche oder zweiwöchentliche Check-ins statt, in denen der Fortschritt der Teams und Abteilungen besprochen wird. Diese Meetings sollten kurz und fokussiert sein, mit dem Ziel, Herausforderungen und Hindernisse zu identifizieren und anzupassen, wo nötig.
Die Check-ins bieten auch eine Gelegenheit für Feedback und die Möglichkeit, Prioritäten neu zu setzen. Diese regelmäßige Reflexion sorgt dafür, dass Teams und Abteilungen flexibel bleiben und auf Veränderungen reagieren können, ohne den Fokus auf die langfristigen Ziele zu verlieren.
Am Ende eines OKR-Zyklus (üblicherweise ein Quartal) sollte eine umfassende Review und Retrospektive stattfinden. In dieser Phase wird bewertet, inwieweit die gesetzten OKRs erreicht wurden und welche Learnings sich aus dem Prozess ergeben haben. Jede Abteilung und jedes Team stellt seine Ergebnisse vor und reflektiert, welche Maßnahmen erfolgreich waren und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Basierend auf den Erkenntnissen der Retrospektive startet der neue OKR-Zyklus. Die Unternehmensführung legt neue oder angepasste Unternehmensziele fest, die wiederum von den Abteilungen und Teams abgeleitet werden. Der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung wird hier gefördert, indem die gewonnenen Erkenntnisse direkt in die Formulierung der neuen OKRs einfließen.